Pour éviter les risques d'infraction, de nombreux chefs d'entreprise optent pour la gestion électronique de leurs clés physiques. En fait, cette approche renforce non seulement la sécurité des clés, mais aussi les performances liées aux processus de travail dans lesquels ces clés sont utilisées.
Le progrès technologique a conduit à la quatrième révolution industrielle, ou industrie 4.0. La digitalisation constitue de fait l'un des changements les plus importants que les différentes entreprises mettent en œuvre pour améliorer leur efficacité. Celle-ci a encouragé également le développement des systèmes de gestion électroniques des clés.
Système de gestion électronique des clés : qu'est-ce que c'est ?
Le système de gestion électronique représente le meilleur moyen de gérer les clés. Il permet de sécuriser ces dernières lorsqu'elles ne sont pas utilisées et d'empêcher tout accès non autorisé aux personnes non habilitées. En outre, cette solution protège efficacement contre le vol et la perte de clés. En fait, chacune d'entre elles comporte une puce électronique qui peut être identifiée grâce à la technologie RFID (identification par radiofréquence).
Par ailleurs, ce programme offre la possibilité de contrôler leur utilisation à l'aide d'écrans LCD afin d'obtenir une preuve visuelle de chaque activité de la clé. Sans carte RFID ou code PIN, l'accès à une clé dans un système de gestion électronique n'est pas possible. À la fin de chaque utilisation, un horodatage enregistre la transaction et les informations sont stockées pour les référencer dans une logique de contrôle.
À qui s'adresse la gestion électronique des clés ?
En général, les systèmes de gestion électronique des clés ont leur place dans les environnements nécessitant une sécurité élevée. Les structures souhaitant une plus grande visibilité et un meilleur contrôle de leurs clés sont également concernées. Parmi celles-ci figurent les hôtels, les salles de jeux, les grandes sociétés de gestion de propriétés commerciales ou bien encore celles qui concernent les forces de l'ordre. Ces entités doivent en effet être en mesure de savoir qui possède telles clés, où elles se trouvent et quand les utilisateurs les rendront.
Dans ce cas, elles peuvent faire appel à des spécialistes de ce domaine, comme le recommande Traka, pour contrôler entièrement l'utilisation des clés pour tout bien ou objet physique. Cela peut notamment concerner les bâtiments, les installations et les équipements.
Système électronique de gestion des clés : quel est son niveau d'efficacité ?
Bien que la numérisation devienne une réalité, les clés ou les cartes d'accès restent une nécessité. Avec les systèmes de gestion électronique des clés, seuls ceux qui sont autorisés peuvent accéder à un site. À noter cependant qu'ils ne peuvent accéder qu'à ce qui relève de leur compétence. Mais comment en être sûr ?
En fait, dans sa forme la plus élémentaire, le système de gestion électronique comprend une armoire électronique, un mécanisme de verrouillage et un système de suivi. De plus, selon les besoins de l'entreprise, une pléthore d'options peut être intégrée pour personnaliser la solution et protéger les biens. Cette méthode garantit que les clés ne tomberont pas entre de mauvaises mains ou ne seront pas utilisées frauduleusement, les rendant ainsi inviolables.
Le casier de gestion des actifs
Le système de gestion des actifs peut inclure des casiers modulables. Cette solution assure la protection des clés, mais aussi des réserves d'argent, des badges d'employés, des documents importants et des équipements électroniques. Ce système présente un avantage supplémentaire : il inclut un enregistrement automatique des articles retirés et rendus ou des casiers utilisés.
Les logiciels de contrôle d'accès
Pour les installations qui font partie du réseau, un logiciel de gestion peut être intégré en toute transparence au système. De fait, les accès au système peuvent être contrôlés depuis n'importe quel ordinateur portable connecté au réseau. Il garde la trace de toutes les modifications apportées à l'ensemble de l'entreprise, ce qui permet un contrôle actualisé et efficace.
Système de gestion électronique : les avantages
Certaines entreprises préfèrent ne pas mettre en place un système de gestion électronique, car cela nécessite un certain investissement. Cependant, il faut savoir que cette dépense est rapidement rentabilisée par l'amélioration continue de la sécurité et de la productivité. Découvrez alors les avantages de l'adoption de ce système.
Une sécurité accrue
Si les clés physiques sécurisent les portes d'un établissement, un programme de contrôle d'accès électronique peut l'améliorer. En effet, ce dernier ne permet qu'aux utilisateurs autorisés d'accéder à un service. De plus, il est possible de créer des groupes d'accès et des niveaux personnalisables pour assurer un meilleur contrôle des clés de haute sécurité. Pour éviter toute tentative d'accès non autorisé, le système enregistre en permanence l'entrée et envoie ensuite une notification par e-mail.
L'ajout du suivi RFID aux clés physiques hors ligne les transforme en sources de génération de données commerciales précieuses. En d'autres termes, les clés deviennent des « objets connectés ». L'étiquetage électronique permet également de surveiller les clés en temps réel, à tout moment et en tout lieu.
Réduisez les coûts directs et indirects
Lorsqu'un employé perd une clé, il faut payer pour la remplacer. S'il s'agit d'une clé largement utilisée, les frais vont vite s'accumuler. Dans le cas d'un passe-partout ou d'une sous-clé, il faut envisager de refaire la clé de chaque porte, serrure ou armoire concernée.
Or il existe souvent des coûts plus indirects. Par exemple, si la clé perdue ne peut être récupérée immédiatement, l'entreprise consacre généralement une grande quantité de travail pour la rechercher. Il s'agit là d'un temps précieux qui n'est pas consacré à un travail productif.
Une meilleure gestion globale de la flotte
Les clés constituent un élément indispensable pour les véhicules. Avec un système de gestion électronique, il devient possible de vérifier l'identité des conducteurs, l'heure de leur départ et les commentaires qu'ils font sur les véhicules. Il permet également d'alterner les autorisations pour mieux répartir l'usure de votre flotte.
Ce suivi se révèle particulièrement pratique lorsque le véhicule est doté d'un nouveau composant électronique. Les conducteurs peuvent enregistrer le kilométrage et les problèmes de maintenance à l'aller et au retour. Quant au responsable, il peut comparer ce kilométrage à la durée des déconnexions. Toutes ces informations sont regroupées dans des rapports détaillés et disponibles en quelques clics dans le tableau de bord de gestion.
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