Optimiser les opérations et investir dans des outils et des technologies adaptés demeure une priorité cruciale pour tous les entrepreneurs. La sélection judicieuse d'un logiciel de suivi et de gestion des actifs représente donc un aspect essentiel de cette démarche. Un logiciel de gestion d'actifs robuste peut contribuer à maximiser la durée de vie des équipements. Cela grâce à une maintenance préventive, à optimiser l'utilisation des actifs et à prévenir les vols.
Que l'on suive des matières premières, une flotte de navires ou des équipements de construction, surveiller l'état et la localisation des actifs reste essentiel pour accroître la productivité. Le problème c'est qu'aujourd'hui, les entreprises se retrouvent confrontées à une multitude d'options de gestion d'actifs. Alors, quel logiciel de gestion d'actifs choisir ? Bien sûr, le choix du bon outil de gestion des actifs pour votre entreprise peut s'avérer intimidant. En particulier si vous n'êtes pas sûr des critères à prendre en compte.
Quelles caractéristiques pour un logiciel de gestion d'actifs ?
Il est très important de vous assurer que votre solution de suivi des actifs intègre les fonctionnalités appropriées répondant à vos besoins spécifiques en gestion des actifs. Voici quelques fonctionnalités essentielles à surveiller :
Capacité de géolocalisation
Il s'agit de la capacité du logiciel à surveiller en temps réel l'emplacement des actifs grâce à la cartographie de géolocalisation.
Suivre l'emplacement historique
Ici, on parle plutôt de sa capacité à suivre l'historique des déplacements des actifs pour trouver des itinéraires optimaux et générer des informations commerciales.
Mieux surveiller les variables
Une solution de suivi globale doit être capable de surveiller efficacement chaque variable importante de votre parc d'actifs.
Mises à jour du micrologiciel OTA (Over-The-Air)
Vous devez pouvoir facilement envoyer de nouvelles fonctionnalités et mises à jour à vos solutions sans nécessiter une intervention physique.
Choisir un logiciel de gestion d'actifs : les critères à prendre en compte
Avant de choisir un logiciel de gestion d'actif, il faudra prendre en compte certains points essentiels. Cependant, des questions se posent.
Alors si un élément revêt une importance cruciale pour votre entreprise, il est impératif de connaître sa localisation et son état actuel. Le logiciel de gestion des actifs est spécialement conçu pour cette tâche. Il a donc pour objectif d'assister les organisations dans le suivi et l'entretien efficace de leurs ressources et propriétés. Ces outils compilent également des données sur la valeur des articles, leur emplacement physique, leur historique d'utilisation, et bien plus encore.
Serveur local ou cloud : le choix d'hébergement du logiciel
Bien que l'hébergement d'un logiciel de gestion d'actifs sur votre propre serveur puisse sembler pratique, les logiciels basés sur le cloud, également appelés logiciels basés sur le web, offrent des avantages significatifs en matière de coûts et de gain de temps. Vous n'avez pas besoin de dépendre de vos informaticiens pour l'installation de logiciels, les mises à jour ou les correctifs ; tout cela est géré dans le cloud lui-même.
Étant donné que le logiciel ne repose pas sur votre serveur, les problèmes potentiels liés aux pannes informatiques ou aux conflits avec d'autres programmes ne sont pas une préoccupation. De plus, vous pouvez bénéficier de nouvelles fonctionnalités dès qu'elles sont développées. Et cela sans attendre la sortie d'une nouvelle version du logiciel.
Optez pour un logiciel offrant des fonctionnalités de personnalisation
Les logiciels de gestion d'actifs sont souvent livrés avec des champs de données prédéfinis. Mais ces derniers peuvent ou non correspondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. La modification de ces champs s'avère souvent laborieuse. Elle nécessite une assistance technique et engendre des frais supplémentaires. Il est donc recommandé de rechercher un logiciel offrant la flexibilité de modifier ces noms et de créer vos propres champs selon vos exigences.
Pour les organisations à but non lucratif et éducatif, telles que les agences de services sociaux, les organisations artistiques et les écoles, le suivi des fonds et des restrictions est crucial. Un logiciel de gestion d'actifs adapté permettra de faciliter ce suivi. En particulier en ce qui concerne les subventions et autres dons.
Il est judicieux de choisir un logiciel de gestion d'actifs qui permet de lier les informations à une subvention, un cadeau ou un bénéficiaire individuel. Certains logiciels vont même plus loin en envoyant automatiquement des alertes lorsque les actifs ne sont pas utilisés, entretenus ou stockés conformément aux exigences de financement.
Rapports et notifications
Un logiciel de gestion d'actifs est d'autant plus efficace s'il peut communiquer de manière proactive avec ses utilisateurs. Lors de votre recherche, privilégiez un logiciel qui offre la possibilité de configurer des e-mails automatisés ou des notifications dans l'application pour des événements spécifiques. c'est ainsi que vous pourrez désigner facilement les destinataires appropriés. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile pour informer les utilisateurs de questions telles que des actions en souffrance, des violations d'utilisation des actifs, des limitations de financement, des listes de contrôle d'audit, et autres problèmes cruciaux.
La plupart des logiciels de gestion d'actifs incluent une bibliothèque de rapports prédéfinis, comme l'actif par emplacement et l'actif par type. Cependant, il est parfois nécessaire d'aller au-delà de ces rapports standard. C'est pourquoi il est judicieux de rechercher un logiciel qui vous offre la possibilité de créer facilement des rapports personnalisés. Cela sans avoir besoin d'acheter un logiciel supplémentaire ou de maîtriser le langage SQL. De plus, la fonctionnalité de planification des rapports et la possibilité de définir les destinataires sont des atouts précieux à considérer lors de la sélection d'un logiciel de gestion d'actifs.
Que dire au niveau de la sécurité et du soutien technique ?
Au niveau de la sécurité, il est essentiel de restreindre l'accès à certaines parties de votre système de gestion des actifs pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations. Optez donc pour un logiciel qui vous offre la possibilité de configurer des catégories d'accès. C'est-à-dire une solution qui vous permet de définir quels utilisateurs ont des droits d'accès à des types d'actifs spécifiques. Vous devriez également pouvoir restreindre les emplacements des sites d'actifs qu'ils peuvent afficher et modifier. En outre, la configuration d'outils, de rapports et de modules d'administration de données doit également pouvoir être adaptée en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.
Bien que la plupart des logiciels de gestion d'actifs soient généralement conviviaux, avoir accès à une assistance technique est toujours précieux lorsque des questions surgissent. Choisissez alors un logiciel qui offre une assistance par téléphone ou par chat avec du personnel basé aux États-Unis, car cela peut grandement améliorer la résolution rapide des problèmes. Ce type de support est souvent disponible gratuitement et peut être plus efficace que l'assistance par e-mail. Ce qui peut parfois être frustrant en raison des délais de réponse.
Plus de fonctionnalités pour le suivi des paramètres vitaux
Un logiciel de suivi des actifs efficace doit impérativement intégrer des capacités de suivi GPS en temps réel. De plus, il devrait vous offrir la possibilité de surveiller divers paramètres vitaux tels que la température des actifs, le niveau sonore, le mouvement et les vibrations, les conditions météorologiques, l'état de la circulation et des routes, la surveillance de la tension, la qualité de l'air, etc.
Pour prendre des décisions commerciales éclairées et obtenir un retour sur investissement rentable à partir d'un logiciel de gestion d'actifs, il est souvent nécessaire d'aller au-delà de la simple localisation des actifs. Par exemple, les opérateurs de la chaîne du froid doivent surveiller la température de leurs congélateurs pendant le transport. Tandis que les entreprises de construction doivent suivre la tension de leurs systèmes pour garantir des performances optimales.
Une solution de suivi des actifs performante doit cependant fournir une image complète des actifs de votre organisation, englober leur emplacement, leur état de santé, ainsi que l'impact des conditions ambiantes. Les informations recueillies à partir de ces mesures peuvent orienter vos décisions en matière d'investissements et de gestion de la chaîne d'approvisionnement.
De plus, ces données peuvent être utilisées pour améliorer vos systèmes et processus. Ce qui devrait entraîner une meilleure efficacité et une qualité de production supérieure.
Alors faut-il choisir une version mobile ou une application de bureau ?
Bien sûr, les logiciels de gestion d'actifs sont livrés en version web. Mais il est toujours recommandé d'installer une version mobile. Une solution avancée de gestion d'actifs doit en effet offrir une application mobile conviviale.
Elle doit également permettre le balayage aisé des codes-barres et QR codes. Mais aussi la création et la modification rapide des actifs et l'enregistrement des opérations de maintenance. Sans oublier la gestion des entrées et sorties d'équipements. Ainsi que la mise à jour instantanée des accès et autorisations des utilisateurs.
En résumé, choisir un logiciel de gestion d'actifs approprié représente un défi. Mais les bénéfices en valent la peine. Un outil de qualité peut non seulement accroître la productivité, mais aussi propulser la croissance de manière significative.
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